2020廣東21世紀海上絲綢之路國際博覽會主題論壇會議監督協助和會議影音設備租賃項目采購公告
中國國際貿易促進委員會廣州市委員會對2020廣東21世紀海上絲綢之路國際博覽會主題論壇（以下簡稱主題論壇）會議監督協助和會議影音設備租賃項目進行采購，邀請符合條件的供應商參與競投，有關信息公告如下：
一、項目信息
（一）項目名稱：2020廣東21世紀海上絲綢之路國際博覽會主題論壇會議流程監督及會議設備租賃服務項目
（二）項目最高限價：55萬元人民幣
（三）項目概況：我會將于2020年9月23-24日在廣州白云國際會議中心舉辦2020廣東21世紀海上絲綢之路國際博覽會主題論壇。主要活動有廣州市政府歡迎晚宴、展覽會觀展、主題論壇及4場平行分論壇。
會議籌備時間安排及地點：
時間：2020年9月23日至24日
地點：廣州白云國際會議中心、中國進出口商品交易會琶洲展館
9月23日：
全天，嘉賓報道和場地布置（廣州白云國際會議中心）
下午，廣州市政府歡迎晚宴（廣州白云國際會議中心）
9月24日：
上午，2020廣東21世紀海上絲綢之路國際博覽會開幕式及巡館（中國進出口商品交易會琶洲展館）
下午，主題論壇（廣州白云國際會議中心）
下午，4場平行分論壇（廣州白云國際會議中心）
（四）服務期限：自服務協議簽訂之日起至項目完成止。
二、會務協助項目總體需求概況
|
需求項目 |
項目說明 |
|
會務管理統籌 |
完成主題論壇整體運行策劃。 |
|
臨時工作人員統籌 |
完成主題論壇臨時工作人員招募、管理及后勤服務。 |
|
重要講者和主持人統籌 |
完成主題論壇部分重要講者、主持人的邀請及接待服務。（該項按實際發生結算） |
|
會議現場資料統籌 |
完成主題論壇各活動的攝影攝像統籌、講者發言整理等服務。 |
|
會場會議設備租賃 |
主題論壇會場（東方廳）音響設備、燈光設備、4場平行分論壇平行分論壇視頻設備、臨時辦公設備（筆記本和打印機）租賃等 |
|
會議注冊和報道服務 |
在線報名系統； 會議現場簽到系統和參會代表證件發放 |
|
其他 |
根據各分會場實際情況準備線上會議的網絡支持 |
三、服務要求
（一）會務管理統籌
1．嘉賓信息統計管理服務
根據采購人要求，合同簽訂后至會議結束，派遣團隊進駐采購人單位駐場辦公，協助完成參會嘉賓信息統計管理服務，包括但不限于嘉賓信息的收集、整理、錄入、統計、管理等工作。
投標人須提供基于信息化的嘉賓信息統計和簽到管理方案。
2．會議流程監督統籌及信息化管理
根據采購人安排，協助完成主題論壇約800人參加的會議和各平行論壇,會務管理的整體策劃及整體進度管理工作，協調做好大會各項后勤工作。編制會議場地布置、現場管理、接待、會場安排等工作手冊。
配合采購人做好嘉賓注冊、報到系統的設計和管理工作、嘉賓證卡設計制作發放、會議公告發布、會議通知管理、簽到管理、入場權限管理、電子資料管理、會務工作人員協同管理等全過程基于互聯網的信息化融合服務，改善會議體驗，提升會議運行效率。
配合采購人做好主題論壇講者溝通協調、資料收集、簡歷整理等工作；負責主題論壇PPT制作（包含但不限于會議流程PPT、市領導發言PPT、嘉賓講者發言PPT等）；負責部分講稿的草擬工作。
本次項目為國際會議會務服務，為做好會議會務服務工作，需要會務服務團隊成員中有英語溝通能力，能直接與外方的溝通。
投標人須提供基于信息化的會議管理策劃方案及籌備進度方案。
3.會議現場管理
根據采購人安排，做好會議資料、桌卡的擺放以及督導廣州白云國際會議中心做好水牌等指引物品的擺放工作。
根據采購人安排，做好會場設施的檢查和技術服務，確保會議順利進行；依據會議流程，完成對嘉賓的注冊、入住、參會等方面的協調工作；檢查會議期間嘉賓參會引導是否到位，保證現場嘉賓參會秩序；做好各個論壇嘉賓簽到工作；做好貴賓參會及貴賓室服務管理；協助做好會議期間茶歇等現場工作，協助做好會議現場的安全保衛、反恐檢查、醫療衛生保障工作。
投標人須提供會議場地布置及現場管理方案。
（二）重要講者和主持人統籌
根據采購人安排，負責邀請國內外主題論壇特約嘉賓、重要講者，涵蓋海上絲綢之路沿線國家前者政要或經濟、商貿等部門部長級官員、國際組織負責人或駐華大使2至3名，國內前任或現職部長級官員1至2名；國內電視臺中英文節目主持人1名。具體內容包括但不限于前期推廣、發送邀請、落實出席人員等。（由于受到新冠疫情影響，以上嘉賓出席會議可采用視頻錄播的形式出席活動。）具體費用根據實際結算。
特約嘉賓和重要講者的候選人應涉及21世紀海上絲綢之路倡議領域的單個或多個方面，應充分考慮專業領域、地域領域的嘉賓數量；嘉賓邀請必須具有較強的可操作性，充分考慮嘉賓個人計劃與主題論壇工作計劃的相互配合度；根據主題論壇的定位，受邀嘉賓需有利于主題論壇的品牌價值延伸，并具有較高的國際政治及專業影響力；嘉賓邀請方案要根據有關政策法規及外事工作原則，著重做好相關風險防范工作，按照可預可防可控的工作原則，確保主題論壇安全、可持續運行；
（三）會議影音設備租賃
提供主題論壇（東方廳）會場燈光、音響設備租賃，各分論壇視頻設備租賃，提供會議籌備期間及會議現場的臨時筆記本和打印機租賃服務。
（四）會議現場資料統籌
對會議現場各項活動進行錄影錄音、攝影、記錄文字、速記；并對各個聲像資料、照片、文字資料（語音轉換成文字：中英文速記）進行及時整理以供新聞宣傳用，同時完整存檔以供采購人使用。
（五）其他
1.供應商有策劃并統籌執行過同類型規模和影響力的論壇項目經驗；
2.供應商須組建不低于10人專屬服務團隊，在合同簽訂后5個工作日內-活動結束期間派遣不低于3人到采購人單位駐場辦公。
3.本次項目所涉及會議信息、參會嘉賓信息（含紙質和電子信息）未經采購人授權，供應商均不得提供給第三方。
4.項目完成后5個工作日內向采購人提供項目總結和參會人員滿意度調查。
四、重要聲明
各投標人按照以上規定及要求，除核算總價外，須列明各細項服務報價或折扣標準，不允許低于成本的惡意投標報價。各項費用在項目預算范圍內，按照實際發生結算，沒有實際發生的服務費用不予結算。
本項目報價為總價包干。投標人報價低于最高限價80%的，必須在投標文件中說明報價理由。在中標并簽訂協議后，如果投標人不能按時按要求完成服務造成違約，采購人有權安排其他服務機構按照同等標準提供服務，如服務費用高于協議價格，違約投標人須補足差價。本內容將作為協議的重要條款。
根據本項目的實際情況，提供相應服務并達到采購人要求，如采購人對采購項目有其他調整時，可由雙方協商，另行簽訂補充協議（補充協議的采購金額不超過合同采購金額的百分之十）。
由于疫情等不可抗力的影響，我會不擔保項目是否能順利實施和不保證項目規模達到預期目標，該風險由中標人自行承擔。
五、供應商資格要求
1、提供營業執照（或事業單位法人證書，或社會團體法人登記證書，或執業許可證）復印件；
2、提供2019年度財務狀況報告復印件（如2019年或2020年成立不滿一年的企業，提供成立至今的月或季度財務狀況報告復印件），或銀行出具的資信證明材料復印件；
3、提供近半年任意一個月的依法繳納稅收的證明（納稅憑證）復印件，如依法免稅的，應提供相應文件證明其依法免稅；
4、提供近半年任意一個月的依法繳納社會保險的證明（繳費憑證）復印件，如依法不需要繳納社會保障資金的，應提供相應文件證明其依法不需要繳納社會保障資金；
5、提供履行合同所必需的設備和專業技術能力的書面聲明；
6、提供參加政府采購活動前3年內在經營活動中沒有重大違法記錄的書面聲明。
六、公告時間
2020年8月18日至8月24日
七、報名時間、地點、方式
1、報名時間：2020年8月18日至8月24日期間（辦公時間內，法定節假日除外）。
2、報名地點：廣州市越秀區恒福路238號2樓218室
3、報名提交資料：根據供應商資格要求的內容提交資料。
4、報價文件遞交截止時間及開標時間：2020年8月25日14時30分
5、提交報價文件地點及開標地點：廣州市天河區臨江大道3號發展中心26B
6、報價文件提交資料：根據附件1的內容提交資料，一式五份，一正四副，密封遞交。
八、評審及定標原則
1、評標委員會對的供應商的報價文件進行資格、符合性審查，詳見《資格、符合性審查表》，以確定其是否滿足本項目的實質性要求。未通過資格、符合性審查的供應商，不進入技術、商務和價格評審。
2、當通過資格、符合性審查的投標人多于或等于三家時，按照評標程序的規定和依據評分標準以及各項權重、符合性審查結果，各位評委單獨就每個投標人的技術、商務、價格進行評審和比較，評出其技術評分、商務評分和價格評分。將技術得分、商務得分和價格得分相加得出總分，并按總分高低排出名次。評標委員會依據得分情況推薦出第一中標侯選人一名，第二中標侯選人一名。
3、中標結果公告后，向中標人發出《中標通知書》，《中標通知書》將作為授予合同資格的唯一合法依據。
九、采購人聯系方式
采購人：中國國際貿易促進委員會廣州市委員會
地址：廣州市珠江新城臨江大道3號發展中心大廈26B單元
聯系人：周小姐、陳小姐
聯系電話：020-29117315,37851396
采購代理機構：廣州程啟招標代理有限公司
地址：廣州市越秀區恒福路238號2樓218室
聯系人：馬小姐
聯系電話：020-83576900
中國國際貿易促進委員會廣州市委員會
2020年8月17日